Dasar Microsoft Excel

Pengetahuan Dasar Microsoft Excel

Excel adalah sebuah program spreadsheet ( Lembar kerja yang terdiri dari kolom – kolom dan baris – baris ) yang berfungsi untuk mengolah data statistik, membuat laporan keuangan, anggaran, database sederhana, grafik, dan lain – lain. Beberapa versi Excel adalah 4.3, 95, 97, 2000, XP, 2003, 2007, 2010. Meskipun terdapat beberapa versi, perbedaan antar versi sangat sedikit sekali.

Mengetahui unsur - unsur penting pada Exel

Akan muncul tampilan sebagai berikut :

 

Fungsi dari icon – icon pada Standar Toolbar :

1.      New, untuk membuat dokumen / workbook baru.

2.      Open, untuk membuka file dokumen Excel yang telah anda buat atau yang sudah ada sebelumnya.

3.      Save, untuk menyimpan dokumen lembar kerja Excel anda ke dalam Harddisk, flashdisk, atau disket.

4.      Permission, untuk melindungi dokumen Excel yang telah anda buat agar tidak tidak bisa diakses oleh orang – orang yang tidak berkepentingan.

5.      E-mail, untuk mengirimkan dokumen Excel anda melalui e-mail dengan menggunakan fasilitas attachment e-mail.

6.      Print, untuk mencetak lembar kerja Excel ke atas kertas.

7.      Print Preview, untuk menampilkan pada monitor anda lembar kerja sebelum dicetak. Hasil cetak di atas kertas akan sama persis dengan tampilan pada preview ini.

8.      Spelling, untuk mengeja ejaan dalam bahasa Inggris. Fitur Spelling ini jarang digunakan oleh pengguna program Excel di Indonesia.

9.      Research, merupakan sebuah fitur yang masih di kembangkan oleh Microsoft.

10.  Cut, untuk menghapus isi sebuah / bebrapa buah sel. Isi sel yang sudah di – Cut dapat di – Paste ke dalam sel lain.

11.  Copy, untuk menyalin isi sebuah sel.

12.  Paste, untuk ‘menempelkan’ isi sel yang sebelumnya sudah di – Copy atau di – Cut.

13.  Format Painter, untuk menyalin format sel atau range* yang diinginkan ke dalam sel / range lain ( isi tidak ikut ter – copy ).

14.  Undo, untuk membatalkan perubahan yang lakukan pada worksheet. Contoh,jika anda tanpa sengaja menghapus isi sebuah sel atau range yang penting. Anda dapat mengembalikannya lagi dengan menekan icon ini.

15.  Redo, merupakan kebalikan dari Undo.

16.  Insert Hyperlink, agar ketika sebuah sel atau range anda klik, ia akan terkoneksi ke sebuah halaman web atau situs.

17.  Autosum, untuk melakukan penjumlahan secara otomatis.

18.  Sort Ascending, untuk melakukan pengurutan isi serangkaian sel dari nilai terkecil ke nilai terbesar.

19.  Sort Descending, untuk melakukan pengurutan isi serangkaian sel dari nilai terbesar ke nilai terkecil.

20.  Chart Wizard, menu untuk membuat grafik /chart.

21.  Drawing, untuk menampilkan toolbar drawing seperti wordart untuk mempermenarik tampilan lembar kerja.

Menu Utama pada Excel adalah Main Menu Bar

            Main Menu Bar ini merupakan menu utama pada Excel. Walaupun beberapa fitur menu pada Excel sudah ditampilkan dalam bentuk icon – icon pada standard toolbar maupun pada formatting toolbar, main menu bar ini tetap akan banyak digunakan pada sesi pelajaran Excel dalam buku ini.

Formula Bar adalah Inti dari Excel

            Untuk mengaplikasikan sebuah formula rumus pada Excel. Anda harus mengetiknya pada formula bar. Pengisian rumus harus diawali dengan tanda sama dengan “=”. Jika tidak diawali dengan tanda sama “=” maka formula rumus yang anda masukkan akan dianggap sebagai teks biasa.

 

Apa yang Dimaksud dengan Baris ?

            Baris ( row ) adalah sebuah deretan menurun yang dilambangkan dengan deretan angka terkecil hingga terbesar. Contoh nama baris adalah baris 1, 2, 3, 4, dan seterusnya.

Yang Mana Kolom ?

            Kolom ( column ) adalah sebuah deretan memanjang yang dilambangkan dengan karakter alfabet A sampai Z. Contoh kolom adalah A, B, C, D, dan seterusnya.

Lalu Sel yang Mana ?

Sel ( Cell ) adalah persinggungan antara kolom dengan baris. Contohnya sel A1, A2, B2, B3, dan seterusnya.

Bedanya Worksheet dan file ?

            File Excel bisa diumpamakan sebagai sebuah rumah, dan worksheet adalah kamar – kamarnya. Dalam satu file Excel kita bisa memiliki banyak worksheet.

 

Tips : Anda bisa menambahkan worksheet menjadi lebih dari tiga, dengan meng – klik kanan worksheet dan memilih menu insert. Nama sheet1 dan seterusnya bisa anda ubah sesuai dengan keinginan.

Menambah Toolbar Akan Mempermudah Pekerjaan

                Cukup banyak toolbar yang disediakan oleh Excel. Semakin banyak toolbar yang anda aktifkan, semakin mudah pekrjaan anda. Sebab, toolbar merupakan jalan pintas dalam bekerja. Untuk menambah toolbar, anda bisa meng – klik View pada menu bar lalu pilih Toolbars > Customize.

                Beralih tanda centang ( v ) pada toolbar yang ingin anda tampilkan. Penambahan toolbar ini disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang biasa anda lakukan. Namun, menurut pandangan penulis, toolbar yang ‘wajib’ anda tampilkan adalah Standard Toolbar dan Formatting Toolbar.

 

Tips : Jika anda terlalu banyak menampilkan toolbar, maka di layar monitor anda akan berserakan toolbar, dan akan membuat halaman pekerjaan Excel anda lebih sempit. Pilih toolbar seperlunya saja.

Fungsi Formatting Toolbar

 

1.      Font, untuk menampilkan dan mengubah jenis huruf.

2.      Font Size, untuk mengubah ukuran huruf.

3.      Bold, untuk menebalkan huruf.

4.      Italic, untuk memiringkan huruf.

5.      Underline, untuk menggaris bawahi huruf.

6.      Align Left, untuk merapatkirikan isi sebuah sel.

7.      Align Center, untuk mengetengahkan isi sebuah sel.

8.      Align Right, untuk merapatkanankan isi sebuah sel.

9.      Marge & Center, untuk menempatkan tulisan / isi sel menjadi tengah – tengah range ( sel – sel ) yang disorot.

10.  Currency, untuk mengubah mata uang. Setiap angka biasa bisa diubah kedalam mata uang tertentu sesuai dengan setting yang anda buat pada regional setting.

11.  Precent, untuk mengubah angka dalam sel menjadi persen (%).

12.  Comma, untuk memberikan tanda “,” pada angka.

13.  Increase Decimal, untuk menambahkan jumlah angka dibelakang koma. Dengan menu ini, anda bisa menambah berapa pun angka desimal di belakang koma.

14.  Decrease Decimal, untuk mengurangi jumlah angka desimal di belakang koma angka.

15.  Decrease Indent, untuk menggeser indent tulisan di dalam sebuah sel beberapa spasi ke kiri. Fungsi ini sama dengan fungsi tombol Backspace pada Microsoft Word.

16.  Increase Indent, untuk menggeser indent tulisan di dalam sel beberapa spasi ke kanan ( sama dengan Tab ).

17.  Border, untuk member garis – garis pembatas pada sel.

18.  Fill Color, untuk mengisi sebuah sel dengan warna.

19.  Font Color, untuk mengubah warna font ( huruf ).

Menyorot Sel

                 Menyorot sel adalah kegiatan memilih / meng – klik satu atau lebih sel. Biasanya sel yang disorot adalah sel yang akan anda bebankan sebuah pekerjaan. Misalnya, menyorot semua sel lalu menekan tombol Del, yang berarti anda menghapus isi semua sel yang tersorot tersebut.

Ikuti langkah berikut untuk menyorot sel :

1. Klik sebuah sel. Contoh sel A2.

2. Drag mouse sampai ke sel terakhir yang ingin anda sorot. Contoh G6.

 

Memasukan Data Teks / Angka ke Dalam Sel

                             Klik salah satu sel, lalu ketiklah karakter yang anda inginkan.

Mengedit data / isi sel

                 Untuk mengedit / mengubah teks, rumus, ataupun angka yang sudah terisi di dalam sebuah sel, ikuti langkah berikut :

1.      Klik sel yang akan anda edit.

2.    Ubahlah isi file dengan meng-klik kata angka atau rumus yang akan anda edit pada Formula Bar

 

Menghapus Isi Sel Dengan Cepat

                 Untuk Menghapus isi sebuah sel, anda tinggal meng – klik sel yang ingin anda hapus isinya tsb, lalu menekan tombol Del. Jika anda inginkan menghapus isi beberapa buah sel sekaligus, ikuti langkah berikut :

1.      Sorotlah sel – sel yang akan anda hapus.

2.      Klik kanan ( di dalam daerah yang tersorot ).

3.      Pilih Delete untuk menghapus.

Memudahkan Fungsi Statistik Dasar Untuk Memudahkan Pekerjaan

           Fungsi statistic dasar terdiri dari :

1.      Sum, untuk menjumlahkan isi sebuah range. Rumusnya :

=SUM ( range )

2.      Average, untuk mendapatkan rata – rata range. Rumusnya :

=AVERAGE ( range )

3.      Max, untuk mendapatkan nilai terbesar dari sebuah range. Rumusnya :

=MAX ( range )

4.      Min, untuk mendapatkan nilai terkecil dari sebuah range. Rumusnya :

=MIN ( range )

5.      Count, untuk menghitung jumlah data dari sebuah range. Rumusnya :

=COUNT ( range )

           Sekarang kita akan mencoba mengaplikasikan fungsi – fungsi di atas. Istilah lembar kerja Excel anda dengan data berikut :

Info : Penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada rumus – rumus Excel tidak mempengaruhi hasil dari operasi rumus tersebut. Contoh ‘=SUM’ sama hasilnya jika menggunakan ‘=sum’, atau dengan menggunakan gabungan huruf besar dan kecil contoh ‘=Sum’.

Klik sel B16, isikan formula rumus =SUM(B4:B14), lalu tekan enter.

Klik sel B17, isikan formula rumus =MIN(B4:B14), lalu tekan enter.

Klik sel B18, isikan formula rumus =MAX(B4:B14), lalu tekan enter.

Klik sel B19, isikan formula rumus =AVERAGE(B4:B14), lalu tekan enter.

Klik sel B20, isikan formula rumus =COUNT(B4:B14), lalu tekan enter.

 

Hasil akhirnya akan tampak seperti pada gambar berikut ini :

Menggunakan Fungsi Logika

Fungsi logika terdiri dari :

And : bernilai benar ( true ) jika semua kondisi terpenuhi. Rumusnya :

=AND(Logika1,Logika2,….)

Or : bernilai benar ( true ) jika salah satu kondisi terpenuhi. Rumusnya :

=OR(Logika1,Logika2,….)

Not : bernilai benar jika kondisi tidak terpenuhi ( false ). Rumusnya :

=NOT(Logika)

Tanda fungsi aritmatika yang sering digunakan adalah :

“=” adalah sama dengan.

“>” adalah lebih besar dari.

“<” adalah lebih kecil dari.

“< >” adalah tidak sama dengan.

Masukan data di bawah ini ke dalam lembar kerja anda :

                 Masukan formula rumus berikut ini ke dalam sel D3 : =AND(A3>0,B3>0,C3>0). Hasil dari rumus ini adalah FALSE. Sebab, nilai pada salah satu kondisi salah, yaitu pada sel C3 yang lebih kecil dari 0. Sedangkan syaratnya >0.

Jika kita ganti rumusnya menjadi =AND(A3>0,B3>0,C3<0). Maka nilainya menjadi TRUE.

                 Untuk mencoba fungsi OR, anda bisa mengisikan formula rumus berikut ini ke dalam sel E3 :

=OR(A3>0,B3>0,C3>0). Terlihat, walaupun nilai sel C3 > 0 salah, namun karena salah satu kondisi benar ( true ) maka nilai formula rumus tersebut adlah TRUE.

NOT akan bernilai TRUE bila kondisi salah satu ( false), begitu juga sebaliknya, bernilai FALSE bila kondisi benar ( true ).

Contohnya :

=NOT(B3>0) Bernilai FALSE karena pernyataan B3>0 adalah benar.